update: 16 september 2025

1. Algemene voorwaarden

1. Scouting Regio Zeeland is voor het SuReAc de organiserende partij en wederpartij voor de deelnemers.
2. Het SuReAc wordt gehouden op het Scoutcentrum Zeeland bij Veere.
3. Aankomst vrijdag 10 oktober 19:30u – 20:00u en einde zondag 12 oktober rond 14:00u.
4. De kampregels van het SuReAc zijn onlosmakelijk verbonden aan deze deelnemersvoorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de deelnemer automatisch akkoord met de kampregels. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers verwacht dat zij zich aan deze kampregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot uitsluiting van verdere deelname aan de activiteit.

2. Inschrijving

1. Inschrijving is mogelijk vanaf zondag 14 september 2025.
2. Inschrijven is alleen voor het speltak Scouts van de groepen uit Scouting Regio Zeeland.
3. De uiterste inschrijfdatum is zondag 4 oktober 2025.
4. Inschrijving vindt plaats door een staflid van de deelnemende groep.
5. Inschrijving vindt plaats door het invullen van het inschrijfformulier op zepaka.nl.
6. Inschrijven betekent dat (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer akkoord gaat met deze deelnemersvoorwaarden.
7. Per omgaande wordt een e-mail verzonden met een bevestiging van de inschrijving.
8. Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier dienen direct te worden doorgegeven aan de organisatie.
9. De gezondheidsformulieren van alle deelnemers van de groep dient de groep in een gesloten enveloppe te overhandigen aan de organisatie. Op deze enveloppe is duidelijk geschreven van welke groep de enveloppe is. Deze enveloppe zal alleen worden geopend door de organisatie of verantwoordelijke EHBO-er indien dit voor de eerste hulp situatie benodigd is. Deze enveloppe dient op het einde van het kamp opgehaald te worden bij de organisatie.

3. Deelnemersbijdrage & betaling

1. De deelnemersbijdrage voor 2025 is vastgesteld op:
   • Scouts: € 22,50 (zegge tweeëntwintig euro en vijftig cent) per persoon.
   • Leiding: € 22,50 (zegge tweeëntwintig euro en vijftig cent) per persoon.
2. Voor deze deelnemersbijdrage krijgt…
   • de Scout:
     • Deelname aan het SuReAc, inclusief kampeeraccommodatie, programma en voeding (ontbijt, lunch & avondeten).
     • Een naambandje
   • de Leiding:
     • Deelname aan het SuReAc, inclusief kampeeraccommodatie, programma en voeding (ontbijt, lunch & avondeten).
     • Een naambandje.
3. De deelnemersbijdrage wordt jaarlijks op het eerste of tweede speltakoverleg van het jaar definitief vastgesteld met de begroting voor de activiteit.
4. Betaling van de deelnemersbijdrage wordt gedaan via bankoverschrijving.
   • t.n.v. ‘TSP 1 S SuReAc’
   • NL77BUNQ2206350106
   • o.v.v. ‘Scoutinggroep + speltak , aantal Leiding aantal Scouts’
     als voorbeeld: SuReAc 2025, Regio Zeeland scouts, 63L 160S
5. Bij inschrijving dient direct het inschrijfgeld  voor de hele ploeg en Leiding team ineens voldaan te worden. 
6. Mocht een deelnemer geen gebruik willen of kunnen maken van een deel van de aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting van de deelname, dan blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd.
7. De deelnemer ontvangt geen factuur.
8. Indien bij het opmaken van de financiële eindbalans een overschot is ontstaan, wordt dit overschot verdeeld over het aantal deelnemers.
   Dit bedrag wordt in één keer uitbetaald op de rekening van de groep waarmee het inschrijfgeld is voldaan. De rekeninghouder dient er vervolgens zorg voor te dragen dat dit restant per deelnemer aan de betreffende deelnemers aan deze activiteit wordt verdeeld en uitgekeerd.

4. Verzekering

1. In de deelnemersbijdrage zit geen reis- en bagageverzekering. Verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Indien gewenst kan via het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland een reis- en bagageverzekering worden afgesloten. De volledige informatie hierover is te vinden op de website van Scouting Nederland.
2. Voor aansprakelijkheid, ziektekosten en ongevallen wordt geen aparte verzekering afgesloten, de organisatie gaat er vanuit dat iedere deelnemer hiervoor zelf verzekerd is. Wel geldt voor leden van Scouting Nederland de standaard aanvullende collectieve, ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering. 
3. Er is geen annuleringsverzekering opgenomen in de deelnemersbijdrage.

5. Annulering

1. Tot 10 dagen voor het SuReAc start kan de deelname kosteloos door de deelnemer worden geannuleerd.
2. Wordt de deelname na deze termijn door de deelnemer geannuleerd, dan wordt de deelnemersbijdrage niet terugbetaald.
3. De annulering moet altijd via e-mail worden gemeld bij de organisatie van het SuReAc via penningmeester@sureac.nl. De annulering is pas definitief bij ontvangst door de organisatie. De ontvangst wordt binnen 3 dagen bevestigd.
4. Als op basis van een besluit van de organisatie de deelname voor aanvang van de activiteit geannuleerd wordt, dan wordt de deelnemersbijdrage terugbetaald, met uitzondering van reeds geleverde prestaties.
5. Als het evenement door een buiten de invloed van Scouting Regio Zeeland gelegen oorzaak (overmacht) wordt afgelast, moet worden verplaatst of niet door kan gaan volgens plan, kan Scouting Regio Zeeland besluiten het evenement te verplaatsen of (verdere) deelname te annuleren. Indien in een dergelijk geval de overeenkomst wordt beëindigd, zullen reeds betaalde deelnemersgelden worden terugbetaald, met uitzondering van de kosten voor reeds geleverde prestaties die niet ongedaan gemaakt kunnen worden.

6. Gezondheid

1. Voeding bestaat uit een normaal voedingspakket met eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Eventuele extra kosten die gemaakt dienen te worden voor een bijzonder dieet, komen, na overleg, voor rekening van de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer.
2. Zijn de gezondheid van de deelnemer (lichamelijk en/of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zodanig, dat de organisatie vraagtekens heeft bij deelname aan het SuReAc, dan legt de organisatie de beoordeling of een deelnemer kan deelnemen voor aan de coördinator EHBO van het SuReAc. Het oordeel van deze is bindend.
3. Door met deze deelnemersvoorwaarden akkoord te gaan geeft de (wettelijk vertegenwoordiger van de) deelnemer toestemming voor spoedeisende hulp.

7. Communicatie en privacy

1. De organisatie zal mogelijk gebruik maken van sponsoren. Het is noodzakelijk dat conflicten worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de organisatie. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo’s en huisstijl zijn bindend voor alle deelnemers.
2. De in het formulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van het SuReAc. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben. 
3. Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie te voorzien over het SuReAc. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn/haar e-mail adres en is verantwoordelijk voor het opnemen van zijn juiste e-mailadres in het inschrijfformulier.
4. Elke deelnemer houdt zich zelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over het SuReAc die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.
5. Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Regio Zeeland en de organisatie van het SuReAc om beeldmateriaal dat tijdens het SuReAc gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden door een bericht te sturen aan organisatie@sureac.nl. onder vermelding van de naam van de deelnemer en groep.
6. Scouting Regio Zeeland en de organisatie kunnen bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal door de deelnemer (foto/video) weigeren.

8. Overige voorwaarden

1. Van de deelnemer wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de kampregels van het SuReAc evenals de gedragscode en regels die gelden binnen Scouting Nederland. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan het SuReAc. Al betaalde deelnemersgelden worden in dit geval niet terugbetaald.
2. Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer.
3. De Vereniging Scouting Nederland is een non-profit organisatie die uitsluitend en incidenteel reizen organiseert voor haar leden als onderdeel van de doelstellingen van de vereniging. Titel 7A van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek (Pakketreisovereenkomst en Gekoppeld Reisarrangement) is daarom niet van toepassing op een overeenkomst van deelname die door de vereniging met de (wettelijk vertegenwoordiger van) deelnemer wordt gesloten.
4. Publicatiefouten voorbehouden.
5. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
6. Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan organisatie@sureac.nl In eerste instantie zal de organisatie van het SuReAc de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend bij de geschillencommissie of commissie van Beroep van Scouting Nederland via Team Juridische Zaken (juridischezaken@scouting.nl).
7. Deelname geschiedt op eigen risico.
8. Scouting Regio Zeeland is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van de deelnemer wanneer dit aantoonbaar te wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Regio Zeeland.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

9. Aanvullende kampregels SuReAc

Gedrag/normen en waarden

Wanneer jeugddeelnemers of medewerkers zich ernstig storen aan het gedrag van iemand en zich belemmerd voelen in hun SuReAc beleving is er sprake van aanstootgevend gedrag. De Algemeen Kampleider behoudt zich het recht voor om medewerkers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan het SuReAc. Deze medewerkers kunnen vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage.

Roken, alcohol, drugs

Gedurende het SuReAc is het bezit en gebruik van drugs verboden. Roken is alleen toegestaan voor leiding op de daarvoor aangewezen locaties. In de aanwezigheid van jeugddeelnemers is roken niet toegestaan. In de leidingtent zijn ’s avonds frisdranken, bier en wijn tegen betaling verkrijgbaar. Verder zijn het bezit en gebruik van alcohol op het terrein niet toegestaan. Het alcoholbeleid van Scouting Nederland is van toepassing.

Tot slot

Voorts is het huishoudelijk reglement van de vereniging Scouting Nederland onverminderd van kracht. Dit reglement is te vinden op www.scouting.nl. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de Algemeen Kampleider.

---